Logiciel de gestion documentaire à Saint-Etienne

Tout d’abord, une entreprise est souvent confrontée à des problématiques d’organisation en interne et notamment concernant celle de la gestion documentaire (GED). Une bonne gestion documentaire permettrait à votre entreprise de maîtriser son information mais aussi de fournir un travail de qualité.

Selon les secteurs d’activité, la gestion documentaire est un élément fondamental à respecter pour mener à bien votre travail. Si on prend l’exemple des bureaux d’études et des services d’ingénierie, la gestion documentaire représente la valeur ajoutée de votre entreprise. En effet, elle est en mesure de fournir des notes de calculs, des plans ou encore des documents techniques. Pour les organisations assujettis à la gestion de l’administratif et de la comptabilité, toutes les données doivent être stockées à un endroit précis et facilement accessibles pour tous afin de faire face à un flux conséquent de documents. Il faut également éviter la confusion entre les différentes versions d’un document et pouvoir disposer d’une traçabilité du document.

En revanche, un manque de gestion des documents peut avoir un impact sur votre performance en termes de coûts, de délais etc…

Un logiciel de gestion documentaire va contribuer à la l’amélioration de la productivité de votre entreprise en différents points.

Premièrement, un logiciel GED vous permettra d’organiser les flux de documents et de sécuriser l’information. De plus, grâce à la fonctionnalité de classement automatique, vos collaborateurs pourront retrouver facilement un document car ce dernier sera déjà trié, classé et organisé. Tous vos documents, que ce soit les mails, les courriers et les pièces-jointes pourront être retrouvés depuis un moteur de recherche intelligents. Pour faire face à un stock de documents volumineux, le moteur de recherche dispose d’un système de recherche plus minutieux. Il vous aidera à retrouver un document en sélectionnant les différents critères mis à disposition.

Par ailleurs, le logiciel de gestion documentaire vous donnera la possibilité de partager vos documents de travail et de centraliser l’ensemble des fichiers sur une même base. Nul besoin, au final, d’attendre que vos collaborateurs finissent de travailler sur le document pour le modifier. Faîtes-le en temps réel !

Disposez également d’un agenda partagé pour être tenu informer de toutes les modifications par notifications. Vous avez un problème sur un document ? Le logiciel de gestion documentaire vous donne la possibilité de tracer l’historique des sauvegardes. Dès lors, vous pourrez retrouver votre document avec la version voulue !

En définitive, une bonne gestion documentaire permet à votre entreprise de réduire les coûts et d’améliorer la performance. Chez 2iT Solutions, nous disposons d’un logiciel de gestion documentaire appelé Zeendoc. Cette solution de gestion documentaire valorise votre information. Elle vous permettra alors de répondre rapidement et efficacement à toutes les problématiques concernant l’archivage et la classification des documents.

Vous êtes intéressés ? N’hésitez pas à nous contacter pour toute question.

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