Pour débuter, la Gestion Electronique des Documents repose sur un système informatique de gestion des documents numériques, intégré à un logiciel GED propre à l’entreprise. Plus précisément, la GED permet de numériser des documents papiers. Ainsi la dématérialisation de vos processus en entreprise peut s’effectuer. En effet, on peut aussi noter que les processus les plus dématérialisés correspondent aux processus fournisseurs et aux processus clients. Vous serez donc en mesure de gérer vos documents à tout moment, de n’importe quel lieux et via n’importe quel outils (téléphone, tablette, ordinateurs …).
Grâce à ce système de dématérialisation, vous pourrez notamment :
- créer et/ou récupérer des documents
- stocker, indexer et organiser les documents
- disposer d’une sécurité optimale des documents
- rechercher, consulter et échanger des informations ou documents
- archiver les documents selon leur délais de conservation
Passer à la dématérialisation est un moyen d’avoir un retour sur investissement rapide. Vous gagnerez donc du temps que vous pourrez allouer à d’autres tâches. Vous établirez aussi et vous traiterez les factures en un temps record. Par ailleurs, vous ne passerez plus des heures à effectuer des tâches chronophages telles que la saisie des données, la gestion des flux papiers … Non seulement, vous bénéficierez d’une réduction des coûts mais en plus, vous obtiendrez une gestion plus simple, plus facile et plus dynamique.
